Administrateur : Analyse du risque Version imprimable Suggérer par mail

 

Etre administrateur. Comment identifier, évaluer, gérer les risques ?

Notre news du 23 juin 2008 visait à vous informer des diverses sources de responsabilité qui pèsent sur les administrateurs et dirigeants d'ASBL ou sociétés à finalité sociale.

Nous poursuivons notre information en attirant l'attention de l'administrateur bénévole sur l'identification, l'évaluation et la gestion des risques inhérents à la fonction.

Nous nous inspirons largement d'une étude publiée par le bureau de services PricewaterhouseCoopers.

 

                                             Quelles sont les étapes ?

1. Repérer et analyser les objectifs de votre association, sa mission.

2. Identifier tous les obstacles susceptibles de mettre en danger leur atteinte.

Quels sont les risques et problèmes qui menacent la survie de l'association ?

Les dangers peuvent être :

De nature interne : manque de compétences internes ou de ressources.

De nature externe : changement de législation, recours civil d'un usager, faillite d'un fournisseur, trop grande dépendance envers le propriétaire de votre siège d'exploitation etc.

Une combinaison des 2 : un changement externe appréhendé par un personnel mal formé qui n'apporte pas de réponse satisfaisante.

Les dangers doivent s'apprécier par rapport :  

Aux missions prioritaires de l'association. Ces dangers peuvent-ils paralyser l'association ou générer un recours civil?

A ses obligations: exigence de rapports et justifications financières aux pouvoirs subsidiants et au CA dans les délais. Conformité aux lois et réglementations en vigueur (loi sur les ASBL, loi sur les assurances obligatoires ou indispensables, sur la comptabilité, les réglementations sociales ou sectorielles, les conditions de travail, les conditions d'accueil...)

Après analyse, hiérarchiser les risques repérés. Quels sont les dangers les plus importants ?

Quel est l'impact de chaque risque, sa probabilité de survenance. Le risque est-il faible, moyen, élevé ?

Sur base de cette identification - forcément subjective - et de la probabilité de survenance, mettre en œuvre les mesures :

Accepter le risque et ne rien modifier.

Réduire le risque en adoptant de nouvelles mesures.

Transférer le risque ou le partager avec une autre association ou société.

Supprimer le risque en l'éliminant complètement.

Chaque association selon ses activités, sa taille, son organisation, son environnement est exposée à des risques spécifiques. Nous pointons ci-dessous quelques exemples significatifs et non exhaustifs :

Risques financiers :

La fraude survient lorsque les mesures de contrôle sont insuffisantes ou à la suite d'une collusion de membres du personnel ou du CA.

Double subventionnement. La même dépense est financée par plusieurs pouvoirs subsidiants. En cas de découverte par l'autorité de tutelle, la sanction entraînant la perte éventuelle de la totalité du subside peut mettre en difficulté l'association.

Le vol de biens, de valeurs, de matériels.

La confusion des comptes de l'association et des personnes hébergées.

La confusion des comptes de l'association et du dirigeant quand seul celui-ci dispose de la signature et se charge de la comptabilité dans une organisation où le CA et l'AG n'exercent pas son rôle de contrôle.

La confusion entre les comptes d'associations sœurs. Les moyens d'une association financent les activités d'une autre ASBL. La confusion de patrimoine peut entraîner des fraudes et détournement.

Le sous financement de l'activité. Une mauvaise appréciation budgétaire par méconnaissance du secteur, des coûts de l'activité par rapport aux ressources, des subventions tardives ... entraînent un déséquilibre financier et l'impossibilité d'honorer, notamment, les dettes d'ONSS (les administrateurs sont responsables du défaut de paiement).

Risques de non-conformité aux lois et réglementations.

Non-respect de la loi sur les ASBL.

Non-respect des lois comptables différentes pour les petites ou grandes associations. Des comptes non conformes pourraient entraîner des pertes de subventionnement.

Non-respect des arrêtés de subventionnement suite à une méconnaissance des règlements, une différence d'interprétation des pièces éligibles ou d'un changement d'activité non concerté avec le pouvoir de tutelle. La non-approbation des comptes et le risque de devoir rembourser partiellement ou totalement les subsides ont un impact sur la survie de l'ASBL.

Le non-respect des lois sociales.

Le non-respect des lois et réglementations sectorielles auxquelles sont soumises les associations : mode d'accueil du public, qualité de l'hébergement, contenu des formations...

Risques liés à la fiabilité des comptes.

Suite à une méconnaissance des lois comptables, à des erreurs d'imputation, à l'enregistrement de dépenses non éligibles... les comptes pourraient être refusés et les subventions refusées.

Le non-respect des délais de dépôt des comptes peut entraîner des sanctions appliquées par l'autorité subsidiante.

Risques opérationnels

Le manque de personnel compétent empêche l'association de remplir ses objectifs.

Le manque de ressources financières dû, notamment, à  une erreur de budgétisation, au retard de paiement des subventions, à un investissement mal calculé.

Le conflit d'intérêt quand  l'AG et les autres membres du CA ne remplissent pas suffisamment leurs missions de contrôle alors qu'un membre du CA est également le dirigeant chargé de la gestion quotidienne de l'association.

Le non-respect de réglementations liées à la sécurité et au bien être au travail.

Risques liés à un défaut d'assurance : garanties insuffisantes pour les  usagers en cas de sinistre grave, absence de couverture incendie des bâtiments exploités, mauvaise appréciation du risque lors de la souscription en direct de contrats vitaux pour l'association ... Ces erreurs, que nous avons pointées à de nombreuses reprises, sont sources de conflits et recours civils dont les enjeux financiers sont parfois énormes.

4. Que mettre en place pour réduire les risques ?

Mettre en place des activités de contrôle, des actions de prévention, de détection ou de correction à communiquer au personnel.

Précautions financières :

Séparer les fonctions de commande, de paiement et d'enregistrement comptable permet d'éviter que des paiements non autorisés ne soient acceptés et enregistrés. En veillant naturellement qu'il n'y ait pas de lien hiérarchique entre ces fonctions sous peine de réduire à néant l'efficacité du double contrôle. Pour les petites associations qui ne peuvent séparer ces fonctions, le CA devra veiller à la qualité du recrutement du dirigeant et exercer un plus grand contrôle sur la fiabilité et la conformité des comptes.

Utiliser des bons de commande numérotés et faire une réception écrite des biens et services. L'écriture des commandes et leur enregistrement comptable permet de réserver le budget nécessaire à l'achat, d'enregistrer l'achat et d'imputer le compte approprié. Lors de la réception du bien ou service et de la facture, s'assurer de la concordance, des délais, de l'acceptation par la personne autorisée et du montant facturé.

Enregistrer toutes les transactions de caisse ou bancaire le plus tôt possible avec leurs justificatifs.

Effectuer des clôtures comptables régulièrement afin de s'assurer de la concordance entre les soldes bancaires, de caisse et les enregistrements comptables. Cette mesure permet de contrôler la bonne santé financière l'association.

Double signature pour toute transaction financière.

Inventaire physique des biens de l'association pour obtenir une vue fiable des actifs avec mise à jour annuelle.

Vérification régulière (une fois par mois) par les dirigeants des transactions effectuées par l'ASBL, du listing des paiements, des commandes passées, des sorties de caisse. Objectif: identifier les dépenses non autorisées, effectuer les corrections à temps.

Précautions concernant la conformité aux lois et réglementations.

S'assurer des compétences suffisantes du personnel en matière de législation sociale, fiscale, sectorielle... et, à défaut, recourir à des ressources externes.

Ces matières évoluent et les compétences doivent être maintenues à jour par des formations continues.

La documentation doit être  maintenue à jour par l'abonnement aux revues spécialisées et sectorielles

L'affiliation à un secrétariat social permet de maintenir la conformité aux lois sociales.

L'inscription à une fédération professionnelle est nécessaire pour obtenir les conseils et aides du secteur.

Le dirigeant doit s'assurer régulièrement de la conformité des dépenses et activités de l'ASBL par rapport à l'arrêté de subventionnement et maintenir des contacts avec le pouvoir subsidiant afin de lever les doutes avant l'envoi des comptes et justificatifs.

Faire appel à des experts externes : comptables, conseiller en prévention, assureur etc.

Précautions concernant la fiabilité des comptes

Enregistrer à temps toutes les transactions en comptabilité simplifiée ou générale.

Séparation stricte des comptes.  Si des achats sont pré-financés par les dirigeants ils doivent être enregistrés comme tels et justifiés.

Séparation entre les comptes de l'ASBL et des bénéficiaires. Le dépôt confié à l'ASBL des avoirs d'une personne hébergée doit être enregistré de manière distincte des comptes de l'association et permettre une identification certaine du déposant.  Toute dépense à partir du compte du déposant doit être effectuée avec son accord écrit et préalable. L'autorisation et la justification doivent être conservées.

L'accès aux comptes et pièces justificatives - en écriture ou en lecture - sur support papier ou informatique ne seront accessibles qu'aux personnes autorisées. Les pièces doivent être conservées à l'abri. Le système informatique comptable doit empêcher les modifications intempestives des écritures et tracer tout encodage. Privilégier les programmes spécifiquement développés pour la comptabilité et éviter le recours aux tableurs qui n'offrent pas de sécurité ni tracabilité.

Faites appel le cas échéant à un comptable ou expert comptable.

Précautions pour prévenir les risques opérationnels.

Ces risques sont très variables car ils dépendent des missions et activités de l'association.

On veillera à recruter un personnel compétent sur base d'une description complète et fiable du job.

Dédoublement des fonctions. Afin d'assurer la continuité des opérations en cas d'absence d'un membre du personnel, une 2e personne doit pouvoir assurer temporairement la fonction. Pour y parvenir, il faudra selon la taille de l'association, maintenir la flexibilité, tenir à jour l'information et les documentations de procédures.

Pour les grandes associations où les dirigeants n'ont pas une vue directe sur l'ensemble des activités, il est utile de mettre en place des indicateurs de performance qui indiquent les activités réalisées, les ressources allouées, ce qu'il reste à faire. Ces indicateurs permettent de vérifier si l'ASBL réalise les missions pour lesquelles elle est subventionnée.

Exemples d'indicateurs : taux d'utilisation du budget par rapport au budget planifié. Taux de réalisation des activités. Nombre d'incidents survenus au cours d'une période déterminée. Suivi des plaintes etc.

Mesures préventives :

Contre le vol ou l'incendie : système de détection ou de secours. 

Adopter les mesures de  sécurité au travail.

Dans l'utilisation des nouvelles technologies, veiller à l'existence de procédures telles que backups, anti-virus, pare-feux, mots de passe.

Précautions concernant les assurances.

Il est indispensable de faire établir un audit des risques à assurer en faisant appel aux compétences de professionnels connaissant les particularités du secteur non marchand.

 

 

En conclusion

Nous avons passé en revue les risques principaux auxquels sont confrontés les organisations humaines en cheminant dans les grandes fonctions qui les structurent.

L'attention s'est d'abord portée sur l'objet social de l'association. Objet qui se se décline en divers objectifs. Ces derniers se réalisent dans de multiples activités en employant des ressouces financières humaines, matériels.

A chaque étage de l'organisation, de la mission à sa réalisation, nous vous invitons à repérer et hierarchiser les insuffisances et risques susceptibles de paralyser l'action. Les ressources allouées sont-elles suffisantes et correctement attribuées ? L'activité reflète t-elle les objectifs ? Ces derniers sont-ils bien choisis ?

Au terme de la réflexion, nous espérons avoir initié un cheminement qui permettra à l'administrateur bénévole non impliqué dans la gestion quotidienne d'établir des tableaux de bord éclairant la prise de décision.

Néanmoins, si l'on peut contribuer à diminuer le risque, on ne peut totalement l'exclure. Pour cette raison, il nous semble légitime d'offrir à chaque administrateur la garantie que son patrimoine privé ne sera jamais sollicité en garantie d'un recours civil.

Pour cette raison, nous proposons de longue date et à moindre coût, une assurance responsabilité civile des administrateurs.

 

 

POUR OBTENIR UNE PROPOSITION

Merci de compléter et de nous transmettre le lien suivant : proposition_rcm